fbpx

איך למכור את המשרד ולנהל את העובדים מהבית

חלום או מציאות, זה בעיקר תלוי בכם. האפשרות לעבוד מהבית, או בכלל מחוף הים היא אמיתית ומוכרת כמעט בכל רחבי העולם. זה ממש לא סוד, יום העבודה שונה לחלוטין ממה שהוא היה בעבר. העולם התפתח ב-10 שנים האחרונות בקצב של מואץ. סביבת העבודה היא לא מה שהייתה וגם יום העבודה של הרבה עובדים נראה מאוד שונה ממה שאתם מכירים. זה ממש לא טרנד, זאת מהפכה דיגטלית.

אפשר לתקשר בשניות עם כל אחד שתרצו רק באמצעות מכשיר קטן הנמצא בכיסכם לסגור עסקאות בסך אלפי שקלים באמצעות הסקייפ, עולם התקשורת התפתח ויצר אופציות חדשות למיליוני אנשים ברחבי העולם. לעבוד בים, מהבית, מבית הקפה במקסיקו סיטי, יש לכם חיבור לאינטרנט? העולם חסר גבולות בשבילכם, רק צריך לדעת כיצד להשתמש בהזדמנויות שאנו מקבלים.

בשנת 2019 יש אפשרות לעבוד דרך הלפטופ בתאילנד עם לקוח קנדי הנמצא בכלל בפרו המייצא מוצרים סינים לארה”ב, כאב ראש נכון? ברוכים הבאים ל – 2019.

העולם שלנו מתפתח לא רק מתכנתים או שיווק דיגטלי אלא גם עורכי דין, רופאים, יועצים, וטרינרים, כל מה שתוכלו לחשוב עליו קיים, ללא תלוי מיקום.

בשנים האחרונות יזמות ופיתוח ניהיה באופנה, כל אחד מקים חברה היום וקורא לעצמו יזם.

לפני 10 שנים להקים חברה היה תהליך מייגע ומתסכל עם הרבה בירוקטריה, תקציב שמן, ואיך אפשר לשכוח את ההשמה המתסכלת בשביל למצוא את האנשים הנכונים לעבודה.

כיום המצב הוא שתוכלו לפתוח חברה או לגייס צוות אונליין תוך חודש בלבד, לראות רווחים מאוד מהר, בתקציבים מאוד נמוכים. זה לא בדיון, זאת המציאות בכל העולם. חברות ענק כוללת צוותים שלמים של עובדים שעובדים אחר ורק דרך המחשב וממש לא מתקרבים למשרד. צוותי אונליין זאת המציאות כיום של חברות שונות בעולם, American Express, Deutsche Bank, Xerox והרשימה רק ממשיכה.

הרבה מנהלים ובעלי עסקים רק חושבים על הרעיון של עובדים מהבית ומקבלים צמרמורת… לנהל צוות שלם? רק בעזרת כלי תקשורת דיגטלים? בלי השגחה במשרד בשביל לראות כל צעד שלהם? נשמע מופרח ולא הגיוני…

לנהל את הצוות שלכם באונליין יכול להיות ברכה בשביל העסק שלכם, להוריד עלויות, ליעל פרודקטיביות, ולתת לכם את המיתוג שתמיד חלמתם עליו. כמובן מצד שני לא הכל מושלם.

הינה כמה יתרונות וחסרונות שתצטרכו לקחת בחשבון לפני שתפתחו צוות דיגטלי.

יתרונות לעובדים מהבית

1. פרודקטיביות מקסימלית

הרבה בעלי עסקים פוחדים בעיקר שהעובדים שלהם יעבדו פחות ברגע שיצאו מהמשרד ויתחילו להיות עצלנים אם הם יעבדו מהבית או בכלל מהים בתאילנד. האמת שההפך הוא הנכון, הנוחות של עובד מוסיפה לפרודקטיביות. כל עבודה שתתנהל ממקום עבודה נח במיוחד לעובד תבוצע ברמה גבוה יותר, זאת מתמטיקה פשוטה, הרבה עובדים מעריכים את הזכות לעבוד מכל מקום שיבחרו בו ובדיוק בגלל הסיבה הזאת תפוקת העבודה אפקטיבית יותר.

עובד אונליין יהיה יותר מאושר מעובד שנעול במשרד ברוב היום. בין אם הם עובדים באותה המשרה, תמיד העבודה תתנהל בשמחה רבה וביעילות רבה ע”י עובד מהבית.

 

2. עובדים ברמה גבוה

עבודה לפרילנסרים אונליין לא מתאימה לכל אחד, ברוב המיקרים המובחרים בתחומים שונים יהיו מסוגלים לעבוד בכל מקום, בכל זמן. זה לא כל כך פשוט כמו שזה נשמע, להיות אחראי וחד מספיק בשביל לתכנן את הזמן שלכם ואת היעילות שלכם בשביל לקבל מקסימום תוצאות בעבודה יכול לקחת ממכם הרבה אנרגיות, משאבים, מאמצים, ובעיקר בהתחלה חוסר שקט נפשי.

כל אחד היה רוצה לקבל את ההזדמנות לעבוד בשביל בעלי עסקים מכל מקום בעולם, ככל שתחפשו עובדים בשביל להקים צוות אונליין מוצלח תוכלו לראות את התחרות שיש על משרות אלו ועד כמה משרת אונליין היא מבוקשת.

 

3. בריאות הנפש

לקום בבוקר, יום ראשון, ללכת למשרד… שוב לקבל צעקות מהבוס, שוב לא להנות מהעבודה שלך. נשמע מוכר, כל כך הרבה אנשים חובים תסכול מהעבודה שלהם. לעבוד בעבודה שאנחנו לא אוהבים יכול לגרום לנו לתסכול, מחלות נפשיות, ובעיות לב לטווח הארוך.

דבר אחד בטוח תוכלו להיות הרבה רגועים ממקום העבודה שתבחרו בעצמכם, בין אם זה מהבית, מהבית קפה השכונתי, או בכלל על החוף במקסיקו. הגמישות של זמן ומקום בעבודה נותנת אפשרויות חדשות. אפשר לתת יותר זמן לילדים, לזוגיות, ובמיוחד לעצמכם.

המצב נותן גם שקט נפשי לעובדים שלכם וגם בריאות טובה יותר.

 

4. עלויות משרד ואחזקה

אי פעם חשבתם פשוט לשלוח את העבוד שלכם הביתה? לא בגלל שהוא עשה משהו רע… אלא בעיקר בגלל שזה פשוט יכול לחסוך לכם עשרות אלפי שקלים בשנה.

כל שנה אלפי חברות מוציאות מאות אלפי שקלים בשנה על משרדים מנצנצים, מטבחים שווים, תן – ביס, פינות קפה, חשמל, ציוד משרדי, שיפוצים, מעברים יקרים, חניות, רכבי חברה, והרשימה רק ממשיכה. כל ההוצאות האלו יוכלו להחסך במידה ופשוט תשלחו את העובדים שלכם הביתה בשביל שהעובדים שלכם יעשו את העבודה שלהם מהמקום שהכי נוח לעבוד ממנו.

כל עובד יכול לחסוך לעצמו אלפי שקלים בשנה במידה ותינתן לו האפשרות לעבוד מהבית העובד יוכל לחסוך לעצמו בגדים מתאימים לעבודה, אוכל להפסקות, תחבורה יקרה, בייביסיטר בקיץ והרשימה עוד ארוכה. אלפי עובדים ברחבי הארץ מחזיקים רכב בשביל להגיע איתו לעבודה שהם יכולים לעשות בכלל דרך המחשב בבית.

לעבוד על הספה

חסרונות לעובדים מהבית

1. עצלנים חסרי מנוח

למצוא צוות מתאים במיוחד בשביל העסק שלכם לא תמיד פשוט, לפעמים תצטרכו לעבוד בדרך עובדים לא מוצלחים (כמו בכל עסק). ברחבי הרשת המצב יכול להיות חמור. הרבה אנשים יעריכו מאוד את האפשרות לעבוד מכל מקום שירצו, תמיד יהיו את העובדים שינצלו זאת לרעה, הכל מתחיל ונגמר בשליטה עצמית.

לעקוב אחרי כל צעד ומשימה אחרי הצוות שלכם ברשת יכול להיות עניין לא פשוט, הרבה עובדים ירגישו עודף חופשיות וירשו עצמם להתעצל, לטייל במקום לעבוד, תחביבים על גבי עבודה, וחוסר משמעת בסיסית.

תמיד חשוב להיות בטוח באותו אדם שאנחנו מעסיקים לעבודה באונליין, להכין מעקב ברור אחרי העבודה. ישנם הרבה כלים שימושים למעקבי זמן ופעילות המשימות המטולות על גבי הצוות שלכם (תוכלו לראות בהמשך). תמיד כדי להעסיק עובדים עם ניסיון בעבודה מהבית, תוכלו למצוא הרבה יותר מקצועיות ומשמעת עצמית ברוב המקרות.

 

2. קושי בתקשורת

לא תמיד קל לתקשר עם הצוות שלכם אך ורק דרך הרשת, בכל מקום שתעבדו ממנו יכול לקרות מצב לא צפוי, צריך להיות מאוד תלוי בקליטה וכמובן בווי-פי הקרוב אליכם. עד כמה שעולם התקשורת מפותח ומתקדם לכולנו יש בעיות קליטה מידי פעם, יש הרבה דרכים לתכנן מראש אבל עד כמה שנרצה ישנם הרבה מקרים לא צפויים.

האווירה של הצוות שלכם מאוד חשובה, במידה ויותר עובדים יעבדו מהבית תוכלו לראות את הקושי של ניהול האווירה והחיבור הבסיסי של העובדים, אין יותר שיחות קפה בבוקר, ולא יוצא באמת לאכול ביחד.

אפשרי תמיד ליצור הווי ע”י פגישות אונליין קבוצתיות, משחקי משרד (אונליין), ומיטאפים במתחמי עבודה ברחבי הארץ. לא רחוק היום שנוכל לעבוד ביחד כהולגרמות אבל כרגע נצטרך להתאמץ בכדי ליצור אווירה חברתית בצוות שלנו.

 

3. בטחון ואבטחה

העבודה בחברות גדולות יכולה להיות רגישה מאוד, במיוחד בישראל הגנת-סייבר הוא תחום רחב ומפותח. הרבה חברות ישראליות היו רוצות לשמור לעצמם פרטים אישיים, מידע רגיש, תוכנות וסיסמאות. ברגע שיותר ויותר עובדים עוברים לאונליין המצב יוצר הפצת מידע בלי שליטה, כשאנחנו נמצאים במגרש הביתי שלנו, במשרד, אנחנו מרגישים בטוחים.

במידה ויש ברשותכם מידע רגיש על החברה שלכם או על העבודה שלכם רצוי להכין שיעורי בית, ישנם הרבה שירותים שיעזרו לכם לשמור המידע שלכם קרוב ומוגן, תבדקו את העובדים שלכם לפני שתעבירו להם מידע רגיש על החברה. רצוי לבדוק את הצוות לגבי פרטיות החברה בכל מצב.

crew-IXHNBGTKJfw-unsplash

חברות ענק ללא משרד

יש כל הרבה חברות הפועלות רק בצוותי אונליין, החל מהיי-טק ועד למשרדים של עורכי דין. בכל ענף יש עבודה שתוכלו לעשות מהבית ורק מהמחשב. לא רק בעלי עסקים קטנים מנהלים צוותי אונליין, אלא גם חברות שלמות מתבססות אך ורק על עובדים מהבית.

הינה 4 דוגמאות לחברות מכל העולם הפועלות עם עובדים מהבית בלבד:

1. Toptal

Toptal היא חברה המגייסת פרילנסרים מכל העולם לשירותים שונים, מהנדסי תוכנה, מעצבים, ועד לאנשי מכירות. החברה מגייסת את העובדים בעזרת ראיונות אונליין. החברה גדלה בקצב מסחרר וכוללת עובדים מיותר מ-60 מדינות שונות.

2. Automattic

החברה Automattic עומדת מאחורי כל כך הרבה מיזמים בעשור האחרון, צריך ממש לחיות במערה בשביל לא לשמוע עליהם. החברה עומד מאחורי wordpress.com, WooCommerce, Jetpack, VaultPress והרשימה עוד ממשיכה…

החברה כוללת יותר מ-700 מכל העולם המתחזקים את החברה ישר מהבית.

3. Buffer

מלכת הרשתות החברתיות – Buffer חברה מאוד מפורסמת ברחבי הרשת, החברה מספקת כלים לעסקים קטנים ובינונים להגדלת הנוכחות ברשתות החברתיות. מוטו החברה הוא: “עבוד במקום שעושה אותך מאושר, מעורר אותך מידיי יום ומסייע לך להפוך לאדם שתרצה להיות”.

החברה מאוד מפורסמת בזכות שירות הלקוחות המהיר שלה, בזכות התפרסות על אזורי זמן שונים מענה המיילים הוא בין המהירים בעולם.

4. Zaipier

Zaiper היא חברה המתמחה באוטומציה וחיבור בין אפליקציות ותוכנות ברשת, המטרה העיקרית של החברה היא להגיעה לכמה שיותר תוצאות בכמה שפחות מאמץ, משום כך החברה מאמינה מאוד בעבודה מהבית.

החברה מפורסמת בעיקר בזכות ההווי החברתי שלה למרות שהיא חברה המבוססת על עובדים מהבית בלבד.

אחרי שראינו את היתרונות, החסרונות. קיבלנו הוכחות חיות מהשטח, אז הגיע הזמן לבין איך עושים את זה בגדול.

איך לנהל ולעבור לעבודה מהבית במקום במשרד

1. החלטה ופעולה

לפני שמקימים אימפריה צריך לתכנן אותה, וכך גם תעשו לצוות העובדי האונליין שלכם. תתחילו עם “למה” תיהיו בטוחים בסיבות העיקריות מדוע אתם מעוניינים בצוות שעובד רק מהבית ולא מהמשרד.

ההחלטה היא לא פשוטה ודורשת פעולות בהדרגה, אם תתחילו את התהליך במכה אחת חזקה כנראה שמגדל הקלפים שלכם יפול בין הכסאות, מומלץ מאוד להתחיל בימי עבודה מהבית לכל עובד בכל שבוע ולעלות בהדרגה. במידה ואתם מתכננים לפתוח חברה לעובדי אונליין מאוד חשוב לשים לב את מי אתם מעסיקים, חשוב לקחת עזרה בהשמה וגם בתכנון מחברות או פרילנסרים שהעבודתם מתנהלת בעיקר מהבית ולא מהמשרד.

2. הגדרת חוקים ותפקידים ברורים

ברגע שהחלטתם על הקמת חברת אונליין או שפשוט אתם רוצים לעבור לעבודה מהבית במחברה שלכם זה בדיוק הזמן לבנות תבנית,צריך לכתוב חוקים ברורים. ככל שדרשו ארגון וסדר מהעובדים שלכם ככה חייכם יהיו יותר פשוטים. תכתבו את החוקים הברורים, כיצד עובדים מהבית בצורה יעילה, מה סדר העדיפויות בנוגע ללקוחות, וטיפים לקסימום פרודקטיביות.

במידה והחברה לא גדולה ויש אווירה נעימה בין העובדים תנו לעובדים שלכם לבנות את החוקים לטובת המטרה הגדולה – העבודה מהבית, כל עובד ישמח לעבוד פי 2 יותר קשה בשביל הזכות לעבוד מכל מקום שהוא יבחר, זאת עובדה פשוטה. תנו לעובדים שלכם לתחזק את עצמם בסביבת העבודה שלהם.

3. העברת מידע ברור – תקשורת

הרבה חברות חדשות ב-5 שנים הראשונות שלהם מתקשות בעיקר בתקשורת ובהבנה בקרב העובדים בעסק, התופעה לא רק נמצאת בעסקים הפועלים אונליין, אלא בכל עסק קיים. תקשורת היא הבסיס של כל חברה מצליחה, אם אין תקשורת בין העובדים מגדל הקלפים יפול מהר, תדאגו שיש תקשורת טובה בין העובדים והלקוחות, מקרים רבים מעידים על בעיות באינטרנט המשפיעים על שירות הלקוחות או ההתנהלות בין העובדים, אין צורך להיות תלוי אינטרנט, צרו לעסק שלכם נהלים ברורים בכדי למצוא דרכים מקוריות לתקשר בין כל העובדים.

נסו כמה שיותר להקליט ולצלם את המשימות המוטלות על הצוות, תחסכו הרבה זמן בהסברים והצוות שלכם יהנה מהסבר מוקלט ומצולם.

4. עבודת צוות ואווירה

זהו שלב מאוד חשוב בהקמת צוות מוצלח, בכל עסק מוצלח חשוב לשמור על אווירת החברה בשביל ליצור ביטחון ותחושת שייכות, האווירה במשרד היא משהו שיכול לעורר חשק געגועים בקרב עובדי אונליין, המצב של העבודה בנפרד יכולה ליצור תחשות בדידות בקרב העובדים שלכם. הסרו דאגה מלבכם ישנם הרבה דרכים להחזיר את האווירה לסביבת העבודה, גם דרך הלפטופ.

מפגשים שבועיים זה חובה, מומלץ בתחילת הדרך לעשות את המפגשים פנים מול פנים, במידה ואין ברירה חשוב לפעול בפלטפורמות שונות לשיחות השבועיות. מאוד חשוב להראות פנים בשיחות בין העובדים ולא לעבוד רק דרך הרמקול. מומלץ לפחות פעמיים בחודש לבצע שיחה שבועית לשמוע את העובדים ואת הפידבקים שלהם לגבי יצירת הווי ברחבי החברה, רעיונות, משחקי חברה, בדיחות, ועוד.

יצירת ההווי החברתי בעבודה יוצר אמון, תכונה זאת היא חובה בחברה העובדת עם עובדים מהבית.

5. להשתמש בכלים וטכניקות

כמו ציוד משרדי, כיסא, ומדפסת גם בשביל המשרד הדיגטלי יש את הכלים שתיהיו חייבים להכיר ולעבוד איתם. סיכמתי בשבילכם את 6 הכלים החשובים ביותר לכל צוות אונליין:

1. Slack

הפלטפורמה הזאת היא מה שתעשה לכם סדר בכל המשימות ובכל המטלות. Slack זה המשרד הוריטואלי של החברה שלכם, שם תמצאו את כל המשימות של הצוות שלכם, וחילוקם לתפקידים. בתוכנה קיים גם צ’אט נוח שאיתו קל לתקשר עם כל העובדים שלכם.

2. Trello

באופן אישי Trello היא מפת הדרכים האישית שלי, זה הוא אתר עם פלטפורמה נוחה מאוד לניהול משימות בקרב צוותים שונים בעסק שלכם, שם תוכלו לנהל את המשימות של כל הצוותים שלכם מבלי כאבי ראש.

הפלטפורמה מתנהלת ע”י כרטיסיות ובתוך הכרטיסיות כל הצוות יכול לשנות, להזיז, להוסיף, למחוק, וכל מה שעולה על הדעת.

3. 1Password

הסיסמאות לחשבונות שונים יכול להיות כאב ראש, בלאגן, ובעיקר לעורר בעיות זיכרון. האתר 1Password דואג שכל העובדים שלכם לא יצטרכו לחכות לקבל סיסמאות יותר לעולם. האתר שומר את הסיסמאות החשובות ביותר שלכם. העובדים שלכם יכולים להכנס לכל תוכנה שיבחרו מבלי לדעת בכלל את פרטי המשתמש.

4. GitHub

כל מה שתצטרכו לדעת על ניהול פרוייקטים לתוכנה בעסק שלכם, GitHub זה הבית החדש של כל מתכנת שעובד מהבית. שם תמצאו פירוט מדוייק על איפה בקשות להוסיף פיטצ’רים, באגים, בקשות, ועוד. כיום קשה למצוא חברות שלא משתמשות ב-GitHub.

5. Zoom

אחרי הרבה מאוד כלים לווידיאו משותף, הייתי קרוב לייאוש. עד שנמצא Zoom התוכנה הזאת היא התוכנה הכי נוחה לניהול שיחות וידיאו מרובות בצוותים גדולים וקטנים. תוכלו לנהל שיחות עם העובדים, לקוחות פוטנציאלים, לבצע שיחות מכירה, וגם תחליף נוח להרצאות במשרד.

6. HelloSign

אפלקציה נוחה ופשוטה. הרבה פעמים תצטרכו לחתום על מסמכים להדפיס אותם ולצלם אותם מחדש, משימה כמעט בלתי אפשרית כשאתם נמצאים במקום מרוחק ממשרדים. האפליקציה תתן לכם אפשרות לחתום על כל המסמכים שתצטרכו מבלי להדפיס דף אחד.

כל אחד מהעובדים בצוות שלכם חייב להתקין את התוכנות האלו בשביל יעול פרודקטיביות. כמעט בכל יום יש תוכנה חדשה שתוכל להקל לכם על יום העבודה.

6. תיחזוק והרחבת העסק

לאחר שבחרתם את המובחרים ביותר לצוות שלכם, נתתם להם חופשיות, הורדתם עלויות אחזקה, מיקסמתם פרודקטיביות, הכנתם חוקים ותורות כתובות הגיע הזמן לחלק האומנותי.

תיחזוק העסק, בגלל שתוכלו למצוא את עצמכם, וגם את העובדים שלכם עובדים בכל מיני מקומות שונים בעולם לא יהיה הכי פשוט לתחזק את העסק, חשוב לתת מטרה עיקרת לעסק ולתחזק אותו ברמה הגבוה ביותר בין אם אתם יושבים במשרד או עובדים באונליין, תעסיקו אדמירזציה, גייסו עובדים, והגדילו את העסק שלכם כמה שאפשר. לחברות העבודות בעיקר באונליין יש דפוס דומה, החברות נעצרות בשלב מסויים ולא גדלות משום חוסר מודעות לפוטנציאל.

אל תתנו לעצמכם להיות שאננים, תפרשו כנפיים.

ככל שהזמן יעבור והעסק יגדל יגיעו אליכם עובדים חדשים בכמויות גדולות, יותר ויותר עובדים רק משתוקקים לעבור לעבוד מהבית, אם אתם מציעים עבודה ללא תלות מיקום, תיהיו בטוחים ירדפו אחריכם עד הבית.

העבודה דרך המחשב היא העתיד, זה נקרא מהפכה דיגטלית, המהפכה מתרשת וגדלה מיום ליום.

פוסט אורח של לידור כץ, קישור לפוסט המקורי

כתבות נוספות עבורך